Die schlichte Masse der anstehenden Aufgaben bei der Organisation und Durchführung eines Events können einem schon Angst einjagen. Deshalb ist es für dich wichtig zu wissen, welche Werkzeuge zu einem gelungenen Event beitragen können und dir deine Arbeit entscheidend erleichtern. Dazu empfehlen wir dir das Arbeiten mit einer Checkliste.

Kurz: Eine Checkliste bietet Struktur, spart Zeit, verbessert die Kommunikation, hilft beim Risikomanagement und trägt zur Professionalität bei.

Zudem bekommst du durch das Abhaken von erledigten Aufgaben, schon ein gutes Gefühl etwas geschafft zu haben und gleichzeitig den Überblick, was noch zu tun ist. Dadurch bist du in der Lage, Arbeitsabläufe zu kontrollieren und zu dokumentieren.

Insgesamt kann eine gut durchdachte Checkliste dazu beitragen, dass dein Event von Anfang bis Ende erfolgreich und reibungslos verläuft.

Merke: Die einzelnen Aufgaben und Prozesse können je nach Event stark variieren. Deshalb ist es notwendig, dass du dir im Vorfeld gut überlegst, welche Prozesse/Arbeitsaufgaben für deinen Event wichtig sind. Die vorliegende Checkliste ist nur ein Beispiel. Passe die Checkliste bei jeder Gelegenheit deinen Bedürfnissen an.

• Veranstaltungsdatum bestimmen
• Veranstaltungsort festlegen
• Veranstaltungsdauer festlegen. Mit/ohne Übernachtung, halbtags, ganzer Tag
• Budgetplanung: Korreliert der geplante Event mit eurem Budget
• Programminhalte bestimmen: Art der Aktivität, Abendessen, usw. definieren
• Erstellen eines detaillierten Zeitplans: Pufferzeiten einplanen
• Kommunikation des Zeitplans an alle Beteiligten: Kommunikationskanäle bestimmen
• Auswahl der Teilnehmenden: Voraussetzungen der Teilnehmenden in die Planung miteinbeziehen

Bei Firmen-Events, Team-Erlebnissen, Geschäftsausflügen sowie Kunden- und Mitarbeiter-Anlässen gehen wir über herkömmliche Events hinaus. Mit über zwei Jahrzehnten Erfahrung in der Organisation von Outdoor-Erlebnissen sind wir als Fachleute bereit, euch unvergessliche Momente mit höchstem Sicherheitsstandard zu ermöglichen.

Mehr Informationen

• Zelte oder Pavillons: Schutz vor Sonne oder Regen für Teilnehmende und Aktivitäten
• Tische und Stühle für Essbereiche, Besprechungen oder Aktivitäten
• Beleuchtung (Taschenlampen, Laternen) für die Beleuchtung bei Dunkelheit
• Feuerlöscher: Zur Sicherheit, besonders wenn offenes Feuer oder Grills verwendet werden
• Erste-Hilfe-Kit: Grundlegende medizinische Versorgung für Notfälle.
• Sonnenschutz: (Sonnencreme, Hüte, Sonnenschirme): um Teilnehmende vor UV-Strahlen zu schützen
• Regenschutz: (Regenschirme, Ponchos): für unerwarteten Niederschlag
• Müllbeutel und Recyclingbehälter: Um sicherzustellen, dass der Veranstaltungsort sauber bleibt

• Unterkunft suchen
• Unterkunft reservieren
• Unterkunftsbuchung: laufend der Teilnehmerzahl anpassen

• Lebensmittel: Je nach Art des Events können dies Snacks, Fingerfood, Apéro-Häppchen und/oder Mahlzeiten mit Dessert sein.
• Getränke: Wasser, Erfrischungsgetränke, Säfte, Kaffee oder Tee, eventuell alkoholische Getränke
• Grill und Grillutensilien: (Holzkohle/Gas, Grillzange, usw.): Falls ein Grill oder Lagerfeuer Teil des Events ist
• Geschirr: (Teller, Becher),Besteck, Servietten: Praktisch für Mahlzeiten im Freien.
• Abfallentsorgung: Müllbeutel für Abfall, PET, Glas, Plastik, um den Veranstaltungsort sauber zu hinterlassen
• Kühler oder Kühlbox mit Eis: Um Lebensmittel frisch zu halten, Eis für Getränke oder Desserts
• Trinkwasser: Ausreichend Wasser für Teilnehmende und Art der Aktivtäten
• Allergene: Liste mit Allergien, spezielle Ernährungsbedürfnisse der Teilnehmenden
• Diäten/spezielle Essenswünsche: Vegetarische und Vegane Optionen
• Catering-Service: Falls du einen Catering-Service nutzt, bestätige im Voraus die Anforderungen und Lieferzeiten
• Hygiene: Lagerung von Lebensmittel, Handwaschstationen, Händedesinfektionsmittel an strategischen Stellen
• Menuplan: Erstelle im Voraus einen Menüplan
• Serviceteam: Falls erforderlich, organisiere ein Serviceteam für die Ausgabe von Speisen und Getränken

• Spiele und Unterhaltung: Sportliche, kreative, soziale, kulturelle Aktivitäten, Lernen und Weiterbildung, Naturerlebnisse, Entspannungsaktivitäten
• Veranstaltungsprogramm: Bestimme den Inhalt deines Programms
• Live-Musik: Engagement einer Band
• Musiksystem: Wenn Musik Teil des Events ist, benötigst du möglicherweise Lautsprecher und Abspielgeräte
• Kamera oder Videokamera: Engagement eines professionellen Fotografen

• Registrierung und Anmeldung der Teilnehmenden: Informiere die Teilnehmenden regelmässig. Einladung, Verwaltung der Anmeldungen, Bestätigung der Anmeldung
• Handys und Ladegeräte: Zur Kommunikation im Team und im Notfall
• Notfallkontakte: Für den schnellen Einsatz im Notfall
• Funkgeräte: Für die unabhängige Team-Kommunikation
• Veranstaltungsinformationen für die Teilnehmenden: vor und während dem Event

• Sicherheitskonzept: Je nach Grösse und Bedarf des Events
• Sicherheitspersonal: Sicherheitspersonal rekrutieren
• Notfallausrüstung: Mitnahme von notwendiger Notfallausrüstung (Verbandskasten, Taschenlampe, etc.)
• Notfallkontakte: Notfallkontakte bereithalten und sicherstellen, dass andere darüber informiert sind
• Notausgänge und Evakuierungsplan: prüfen und bereithalten
• Schilder und Wegweiser: Zur Orientierung überprüfen
• Gefährliche Bereiche: Warnhinweise für gefährliche Bereiche kommunizieren
• Persönliche Medikamente (Schmerzmittel) mitnehmen: Der Veranstalter darf ohne dementsprechende Ausbildung keine Medikamente abgeben (evt. Fachpersonen engagieren)
• Tierische Gefahren: Achtung vor möglichen Gefahren durch die Tierwelt (Insektenstiche, Schlangen, etc.)
• Umweltbedingungen: Beachtung der aktuellen Wetterbedingungen und deren Auswirkungen auf das Gelände und die Teilnehmenden (Regen, Schnee, Hitze)

• Veranstaltungsgenehmigungen: bei den örtlichen Behörden einholen
• Vorschriften und Auflagen: Sicherstellung der Einhaltung aller lokalen Vorschriften und Auflagen
• Verträge und Vereinbarungen: Verträge mit Dienstleistern abschliessen und überprüfen (Catering, Sicherheitspersonal)
• Versicherungsdokumente: Haftpflichtversicherung für die Veranstaltung, Versicherungsnachweis für Teilnehmende und Mitarbeitende
• Genehmigungen für besondere Aktivitäten: Erlaubnis für den Verkauf von Lebensmittel- und Getränkeverkauf, Genehmigung für Live-Musik, Nachtruhestörung
• Teilnehmerdokumentation: Erstellung und Verwaltung von Teilnehmerregistern, Einverständniserklärungen für besondere Aktivitäten oder Fotografien
• Notfallplan und -Dokumentation: Erstellung eines umfassenden Notfallplans, Bereithaltung von Erste-Hilfe-Ausrüstung und medizinischem Personal

• Geländeplan: Um den Event in Bezug auf den Standort zu organisieren und zu planen
• Infrastrukturvorkehrungen: Überprüfen der Verfügbarkeit von Infrastruktur
• Sanitäre Einrichtungen, Toiletten: Überprüfen der Verfügbarkeit und Zustand
• Stromquellen: Identifikation von Stromquellen oder Ladeeinrichtungen für elektronische Geräte
• Tierbegegnungen: Kenntnis von Gebieten, in denen Begegnungen mit wild lebenden Tieren wahrscheinlich sind

• Wettervorhersage: (kurz- und langfristig): Aktuelle Wettervorhersage überprüfen, um sich auf mögliche Wetterbedingungen einzustellen
• Schutz vor extremen Wetterbedingungen: (Hitze, Kälte, Regen):Notwendige Ausrüstung für spezifische Wetterbedingungen mitnehmen
• Wetterupdates: Falls nötig, aktuelle Wetterinformationen während der Reise überprüfen

• Parkplatzorganisation: Wie und wo können Fahrzeuge geparkt werden
• Navigation: Parkkoordinaten, Treffpunktkoordinaten bereithalten
• Transportmittel für Teilnehmende: Abklärung der Anzahl Fahrzeuge, die für die Anreise, Weiterreise und Heimreise der Teilnehmenden benötigt werden
• Reiseplanung: Zeitplan mit möglichen Pausen einplanen
• Verkehrsbedingungen: Überprüfen, ob es Verkehrseinschränkungen oder Strassensperrungen aufgrund des Wetters bzw. Verkehrsüberlastung gibt
• Verkehrsupdates: Falls nötig, aktuelle Verkehrsbedingungen während der Reise überprüfen
• Abonnemente: Falls die Reise einen Anteil mit dem öffentlichen Verkehr beinhaltet, Teilnehmende bezüglich Halbtages- bzw. Generalabonnement befragen

• Rückgabe gemieteter Ausrüstung
• Aufräumen und Reinigen des Veranstaltungsorts
• Feedbacksammlung: Evaluationsformulare für die Teilnehmenden und die Organisatoren
• Andenken: (Fotos, Videos) an Teilnehmende weiterleiten
• Dankesnachricht: an Teilnehmende, Partner und Organisatoren versenden

Falls dir unsere Checkliste geholfen hat, lass es uns wissen. Wenn du Verbesserungsvorschläge hast, teile sie uns ebenfalls mit. Checklisten entfalten ihre volle Stärke erst durch ihre Anwendung und Weiterentwicklung. Wir wünschen dir viel Erfolg beim Organisieren und Durchführen deiner Events und würden uns freuen, gemeinsam mit dir deine Checklisten abarbeiten zu können.